Глава из книги «Прокрастинация. Первая помощь», написанной двумя современными нидерландскими психологами — о методике SMART, позволяющей планировать так, чтобы не отказываться от планов.

Борьба с прокрастинацией: вооружимся техниками тайм-менеджмента!

Когда вы больше всего отвлекаетесь от работы?

1. Если начинаете день с пустой страницы ежедневника?

2. Если у вас есть смутный план, к выполнению которого вы хотели приступить «именно сегодня»?
3. Или если вы с самого утра сформулировали две-три конкретные задачи, которые надо выполнить до вечера?

Практика показывает, что именно в первых двух случаях вероятность отвлечься на случайные и неважные дела весьма высока.

Ставьте конкретные цели

Чем более размытую цель мы ставим перед собой, тем меньше тяжести у нас на душе, когда мы от нее уклоняемся. Проще всего расслабленно откинуться в кресле, если нет никакого плана работы или если цель сформулирована весьма туманно и должна быть достигнута в каком-то неопределенном будущем. Хотите, чтобы приступать к работе было легче? Значит, надо ставить конкретные цели.

Эта глава посвящена тому, как создавать конкретные планы, разбивать долгосрочные цели на отдельные задачи и повышать свою мотивацию с помощью специальных техник. А еще вы сможете рассмотреть под микроскопом, на что у вас уходит время. Проанализировав свое времяпрепровождение, вы сможете, если захотите, его изменить.

Краткосрочные и долгосрочные цели

Как мы уже раньше говорили, человек устроен так, что по своей природе в разной степени «близорук». Фактор времени существенно влияет на нашу мотивацию. Краткосрочные цели мы ощущаем как более привлекательные просто потому, что их «лучше видно» и легче достичь. Поэтому мы переключаемся на всевозможные неважные краткосрочные дела, отказываясь от более важных долгосрочных планов.

Мы всегда можем заняться повседневными легковыполнимыми делами: навести порядок в комнате, ответить на сообщения или поболтать с коллегами. Эти дела просты и обозримы.

Но есть дела другого рода, и они требуют гораздо больше времени: написание плана работы отдела продаж, разработка нового спецкурса или составление годового отчета. И вот такие долгоиграющие цели (в соответствии с нашей природой) охватить мысленным взором довольно сложно. Они маячат где-то на горизонте, пока вдруг не окажутся прямо перед нами во всей своей неотвратимости.

Составляя планы, мы воздействуем на время. Мы как будто искусственно приближаем тот момент, когда долгосрочная цель предстанет перед нами в полный рост.

Эта цитата и картинки в статье — из книги «Прокрастинация. Первая помощь».

Разбиваем цели: планирование

Чтобы избежать «близорукости», можно разбивать долгосрочную цель на несколько краткосрочных целей — конкретных и обозримых. Приведем в качестве примера цели строительство дома. Она включает более «мелкие» цели: запросить разрешение на строительство, залить фундамент, сложить стены, возвести крышу, произвести внутреннюю отделку и так далее.

Как вы видите, все задачи следуют друг за другом в логическом порядке: каждая последующая предполагает, что предыдущая уже выполнена. Таким образом, долгосрочный план был поделен на ряд этапов.

Но план не будет полным, если для задач в списке не обозначены временные рамки. Примерную продолжительность и крайний срок необходимо установить отдельно для каждого пункта.

Получается, что план достижения долгосрочной цели — это логическая цепочка задач с дедлайном для каждой из них. Неужели другие люди всегда выполняют эти задачи в срок? Конечно же, нет! Невозможно предугадать, что может пойти не так и как долго вы будете ликвидировать возникшие сложности. Поэтому план надо периодически пересматривать, возможно, добавляя или изменяя отдельные пункты и корректируя дедлайны.

Планирование — циклический процесс: вы прикидываете, сколько времени вам требуется на выполнение намеченных действий, выполняете их, регулярно сверяетесь с планом и при необходимости заново просчитываете, сколько времени вам понадобится.

Планирование с помощью SMART

Давайте представим, что вы разбили какой-то долгосрочный рабочий проект на этапы. Мало того, вы даже обозначили для каждого этапа дедлайн. Что дальше?

Рассмотрим еще один пример. Предположим, на вас возложена задача написать отчет о некоем научном исследовании (оно уже проведено, и вам предоставили все необходимые материалы). Вы намереваетесь написать отчет за один месяц и уже определились с этапами.

В первую неделю вы собираетесь изучить документы, чтобы вникнуть в предмет, и описать методику эксперимента. На второй неделе вы хотите систематизировать полученные в ходе исследования данные. На третьей — планируете интерпретировать результаты и написать выводы; возможно, у вас еще останется время на содержательное заключение. На последней неделе вы рассчитываете написать введение и исправить огрехи либо заняться тем, что требует дополнительной проработки.

Чтобы по возможности увеличить шансы приступить к отчету вовремя, следует разбить работу, которую вы должны закончить на первой неделе, на максимально конкретные задачи.

Вам может помочь принцип SMART. Формула SMART включает такие компоненты, как Specific («конкретность»), Measureable («измеримость»), Attainable («достижимость»), Relevant («актуальность»), Time-bound («ограниченность во времени»).

Планируя по принципу SMART, вы поддерживаете на должном уровне мотивацию достижения цели, а также лучше управляете своим вниманием. Ниже мы вкратце опишем составляющие SMART.

Конкретность

Чем конкретнее вы представляете то, чем собираетесь заниматься, тем больше вероятность, что вы приметесь за работу. Вернемся к нашему примеру. Вы пообещали самому себе, что первым делом соберете воедино все материалы для написания отчета. У вас на столе лежит груда документов. Вам надо все их просмотреть и решить, что вы будете использовать, а что нет.

Измеримость

В первую очередь вы сами должны почувствовать, когда работа сделана. В этот момент можно будет расслабиться: что закончено, то закончено. В примере с отчетом ваша задача будет выполнена, когда вы переберете всю груду документов, касающихся исследования: проанализируете их и разложите в три стопки, чтобы затем легко находить нужную информацию.

Достижимость

Что бы вы ни запланировали, это должно быть реальным, в том числе в заданном временном промежутке. Если ставить перед собой заведомо непосильные задачи, вряд ли вы вообще приступите к их выполнению. Написать отчет за три дня — амбициозный, но едва ли осуществимый план. Скорее всего, по прошествии первого дня вы так ничего и не сделаете.

Кстати говоря, слишком легкие цели тоже не стимулируют. Уметь ставить перед собой трудные и при этом достижимые цели — настоящее искусство.

Актуальность

Планы, которых вы придерживаетесь, должны быть для вас приемлемы. Даже если задание вам дает кто-то другой, необходимо, чтобы вы понимали всю его важность и старались выполнить его.

Ограниченность во времени

Ваши планы должны быть ограничены четкими временными рамками. К примеру, вы формулируете для себя задачу просмотреть документы и разложить их в три стопки, причем закончить работу сегодня до 18:00. Советуем вам планировать промежуток времени до дедлайна так, чтобы он был как можно короче: конкретные планы на день стимулируют гораздо больше, чем конкретные планы на неделю.

Источник: Книга «Прокрастинация. Первая помощь».

 

Читайте также на Зожнике о прокрастинации:

Гид по прокрастинации: что это и как с ней бороться

Почему прокрастинация полезна

Почему прокрастинатор прокрастинирует?

Как избавиться: зависимость от компьютерных игр

Акразия или почему мы не добиваемся результатов в фитнесе и жизни